Choisir et fixer des objectifs c'est une chose ensuite pour aider à les atteindre un bon moyen consiste à mettre en place des habitudes pour y arriver. Et pour mettre en place ces habitudes un excellent moyen consiste à adopter la méthode Kaizen.
Origine de Kaizen
Le mot kaizen (改善) est la contraction des deux mots japonais kai et zen qui se traduisent par «changement» et «meilleur». On retrouve souvent le terme « amélioration continue » pour la traduction française. Et en latin on pourrait le traduire par Ad Meliora (voilà maintenant vous connaissez l'origine du nom de mon entreprise 😁).
Kaizen est une méthode de gestion de la Qualité née au japon dans les usines Toyota à la fin des années 60. L'objectif était de favoriser l'amélioration de l'existant en impliquant toutes les parties concernées (y compris les salariés de l'entreprise) et en minimisant les coûts.
Depuis cette méthode s'est enrichie de principes et s'est vu appliquée dans d'autres domaines que le monde de l'industrie. Pour certains le Kaizen est devenu une philosophie.
Principes de la méthode
Dans le domaine du développement professionnel ou personnel, le kaizen est plutôt perçu comme un état d'esprit basé sur une réflexion pour améliorer ce qui peut l'être.
En gros, c'est le principe des petits pas. C'est en faisant de petits changements, chaque jour, que nous allons changer durablement.
Alerte spoiler : ça m'a permis de perdre plus de 20 kilos et depuis maintenant un an, de ne pas les reprendre....
Les principes de bases du Kaizen sont entre autres :
Se remettre en question régulièrement
Favoriser les solutions pas ou peu couteuse (en temps, argent, énergie...)
Chercher à faire toujours mieux et donc ne pas se contenter du minimum
Réagir rapidement face aux difficultés (ne pas laisser pourrir une situation)
Viser l'amélioration plutôt que le perfection
Analyser les causes du problème (en utilisant l'outil des 5 pourquoi cf outil ci-dessous)
Solliciter votre entourage pour élargir votre réflexion
Les outils
Il y a plusieurs techniques et outils attachés à la méthode Kaizen. J'en ai choisi trois qui me paraissent les plus pertinentes pour cet article.
La question des 5 pourquoi :
Cela consiste à remonter à l'origine du problème, en trouver la véritable cause. Ensuite il faut se poser la question "Pourquoi est-ce que " et recommencer avec la réponse à la première question encore quatre fois. Prenons un exemple, je suis fatiguée en ce moment :
Pourquoi ? - Je ne dors pas bien
Pourquoi (est-ce que je ne dors pas bien) ? - Je me réveille plusieurs fois dans la nuit
Pourquoi (...) ? - J'ai mal au dos
Pourquoi ? - Mon matelas est trop mou
Pourquoi ? - Il a fait son temps ! je l'ai depuis 12 ans...
Conclusion : l'origine de mon problème de sommeil est mon matelas à changer.
La roue de Deming :
C'est un outil qui comporte quatre phases et fonctionne en cercle vertueux. Il est aussi connu sous le nom de méthode PDCA qui est l'acronyme des 4 phases (en anglais) :
Plan : pour planifier, préparer ce que l'on veut faire
Do : pour faire : c'est la phase de mise en action
Check : pour vérification, il s'agit de contrôler le bon déroulé du processus
Adjust : phase d'ajustement, on met en place des actions correctrices en fonction de ce qu'on a relevé dans la phase précédente. Et on reprend la phase 1 de planification, puis on enchaîne avec les phases 2, 3 et 4... c'est un principe d'amélioration continue. En cercle vertueux, toujours vers et pour le meilleur.
Si je prend l'exemple du lancement de ma formation "gestion du temps et des priorités" : la première étape a été de la planifier, puis de la réaliser. Ensuite je ferais un point sur ce qui a bien fonctionné et ce que je peux améliorer, puis j'ajusterai le contenu de ma formation en fonction et en planifierai une nouvelle et ainsi de suite dans un processus d'amélioration continue...
Les 5 S :
Cet outil est surtout utilisé pour faire de la place, à la base il s'agit plutôt de l'appliquer dans un lieu et sur du matériel mais je pense qu'on peut l'adapter à un état d'esprit. Je vous expose la méthode, je vous laisse juge de l'utilité dans votre cas.
Donc la méthode des 5 « S » est issue d'une technique de gestion japonaise. Son appellation provient de la première lettre (en japonais) de chacune de cinq opérations constituant autant de mots d'ordre ou principes simples :
Seiri : supprimer l'inutile, ranger
Seiton : situer les choses, ordonner
Seiso : (faire) scintiller, nettoyer
Seiketsu : standardiser les règles, rendre propre
Shitsuke : suivre et progresser, éduquer
Comme il est plus simple de se rappeler de terme dans notre langue, la méthode 5S en français a été traduite en par le mot ORDRE, un acronyme pour :
Ordonner
Ranger
Dépoussiérer, Découvrir des anomalies
Rendre évident
Être rigoureux
Voilà pour une présentation rapide de la méthode Kaizen. Encore une fois il s'agit plus d'un état d'esprit que d'une méthode précise à suivre. Mais elle me paraît intéressante à connaître et elle complète bien le principe de l'effet cumulé, que je vous présenterai dans un prochain article.
Crédits photos : Nandhukumar - Alberto Camargo - Pixabay
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