Qui n'a jamais eu l'impression de n'avoir rien fait de sa journée, et en même temps d'avoir eu l'impression de courir partout et ne pas avoir une minute pour soi ?
Comment arrêter de courir après le temps ? Voici quelques principes simples et rapides à mettre en place pour gagner du temps et retrouver un peu de sérénité.
Planifier et anticiper ce qui peut l'être
C'est une base en gestion du temps. Planifier ce que vous avez à faire dans la journée, la semaine ou même dans le mois permet d'organiser son temps.
Comment faire en pratique ?
Il est nécessaire d'utiliser un seul outil pour gérer son agenda. Il peut être papier ou électronique mais surtout vous devez en choisir un seul et vous y tenir. Si vous commencez à noter une fois dans un carnet, une fois sur un post-it et une fois sur votre agenda électronique, vous êtes sûr de zapper des rendez-vous...
Une astuce consiste aussi à faire le point une fois par semaine sur ce que nous avons à faire. Par exemple : prendre un moment le lundi matin pour faire la revue de ce que nous avons à faire dans la semaine puis le planifier. J'irais même encore plus loin : planifier ce moment dans votre agenda !
Personnellement j'utilise un agenda électronique, qui me permet de gérer plusieurs agendas (privé, professionnel et familial).
Ensuite, il faut vérifier son agenda chaque matin, en un coup d'œil vous aurez ainsi un aperçu rapide de votre journée.
Enfin si vous optez pour une version électronique, utilisez les notifications. Un rappel de vos rendez-vous ou tâche à faire vous permettra d'éviter les oublis.
Mettre les lois du temps à notre service
Dans les grands principes de gestion du temps, certaines lois sont très utiles pour nous permettre de gagner du temps.
La loi de LABORIT
Ce médecin neurobiologiste a établi que nous avons tendance à rechercher le plaisir (c'est pas faux...) et fuir tout ce qui nous paraît difficile et désagréable. Sauf qu'en attendant, ce qui est à faire reste à faire et demeure présent quelque part dans notre esprit. Donc en commençant par faire ce qui est le plus pénible, nous nous libérons un peu de place dans le cerveau pour autre chose de plus agréable.
La loi de SWOBODA - FLIESS - TELTSCHER
Nous avons des cycles biologiques réguliers pendant lesquels nous sommes plus productifs. Connaître son propre rythme permet d'organiser son travail en fonction de sa difficulté et de son énergie. Ces cycles peuvent être quotidiens ou pas... Les femmes par exemple auront souvent aussi un pic d'énergie certaines parties du mois et au contraire des baisses de régime à d'autres moments.
La loi de CARLSON
Faire une tâche en continue prend moins de temps que si elle est exécutée en plusieurs fois. J'explique : si vous commencez à rédiger un compte-rendu, puis vous arrêtez pour aller étendre une machine de linge, puis arrêtez d'étendre le linge pour regarder vos notifications sur votre téléphone, puis faites couler un café, vous reprenez la rédaction de votre compte-rendu, mais vous avez oublié de finir d'étendre le linge... tout ceci cumulé vous prendra plus de temps au final que de faire les choses séparément. Non le multitasking n'est pas une bonne idée (à moins que votre cerveau soit en mode automatique pour l'une des deux tâches). Et puis c'est le meilleur moyen de se retrouver avec un effet domino comme Hal dans la série Malcolm.
Pour résumer ces quelques lois :
Évitez de faire plusieurs choses en même temps, faites ce qui vous paraît le plus difficile lorsque vous avez le plus d'énergie (moi en général c'est le matin, je sais que je suis plus efficace).
J'ajouterai une dernière loi à cette liste, que j'appellerai la loi Mc Fly : même avec une DeLorean il est impossible de retourner dans le passé...
La coupe est pleine ! Ou comment faire lorsqu'on se sent vraiment débordé
Parfois, c'est comme ça, vous êtes en plein dedans, vous ne pouvez pas anticiper, tout arrive en même temps et là c'est la panique. Que faire dans ces moments-là ?
Respirer et prendre l'air
Eh oui première chose à faire, ça permet de prendre un peu de recul, c'est juste de faire un exercice de relaxation : 3 grandes respirations profondes, histoire de faire baisser votre rythme cardiaque et d'envoyer un message à votre cerveau (panique pas tout va bien se passer).
Prioriser
Il est impératif de faire un choix : triez ce que vous avez à faire. Renoncez à tout faire, ce n'est pas possible, acceptez que certaines choses ne seront pas faites ou faites plus tard. Pour vous aider à prioriser, pour cela je vous propose d'utiliser la matrice d'Eisenhower.
Demander de l'aide
N'hésitez pas à demander de l'aide autour de vous, il y a sûrement dans votre entourage des personnes compétentes et disponible pour vous donner un coup de main.
Voilà quelques astuces pour gagner du temps, je reviendrai sur ce sujet dans de prochains articles : il y a tellement à dire !
En attendant bonne semaine à vous, et prenez le temps de planifier 😁.
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